Zadania Wydziału Organizacji i Nadzoru
Wydział Organizacji i Nadzoru nadzoruje bezpośrednio Sekretarz.
Do zakresu działania Wydziału Organizacji i Nadzoru należy prowadzenie spraw z zakresu organizacji i funkcjonowania Starostwa, obsługi rady powiatu, komisji rady i zarządu powiatu, prowadzenie kontroli wewnętrznej wydziałów, samodzielnych i wieloosobowych stanowisk pracy, spraw kadrowych i socjalnych pracowników, obsługi kancelaryjnej, informatyzacji. Ponadto wydział realizuje zadania z zakresu, bhp i p. poż., oraz obsługi administracyjno – gospodarczej i transportowej, a w szczególności:
1) w zakresie organizacji:
a) opracowywanie projektów: regulaminu organizacyjnego i innych regulaminów z zakresu właściwości wydziału oraz kontrola ich realizacji,
b) opracowywanie projektów uchwał kierowanych pod obrady rady i zarządu oraz zarządzeń Starosty z zakresu działania wydziału,
c) inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa,
d) prowadzenie kontroli wewnętrznej w wydziałach i jednostkach organizacyjnych w zakresie:
- terminowości załatwiania spraw, w tym rozpatrywania skarg i wniosków,
e) przygotowywanie projektów upoważnień pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu do załatwiania spraw w imieniu Starosty,
f) prowadzenie ewidencji i zbioru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
g) prowadzenie ewidencji i zbioru wydanych zarządzeń Starosty,
h) opracowywanie okresowych informacji i analiz w zakresie załatwiania spraw obywateli, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków,
i) prowadzenie zbiorczej ewidencji i pełnej dokumentacji skarg i wniosków obywateli, przekazywanie wydziałom do załatwienia wg właściwości oraz nadzorowanie ich rozpatrywania,
j) koordynowanie prac w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania petycji,
k) prowadzenie ewidencji petycji,
l) opracowywanie we współpracy z merytorycznym wydziałem projektów odpowiedzi na petycje,
m) sporządzanie i publikacja na stronie biuletynu informacji publicznej zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim,
n) prowadzenie zbiorczej ewidencji zawartych umów i porozumień,
o) wykonywanie zadań związanych z wyborami do organów władzy państwowej i organów samorządu terytorialnego,
p) opracowywanie planu pracy Starostwa oraz nadzorowanie jego realizacji,
q) prowadzenie zbioru obowiązujących aktów prawnych,
r) przekazywanie materiałów do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,
s) realizacja zadań obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego z zakresu właściwości wydziału,
t) wykonywanie zadań związanych z ustanowieniem odznaki „Zasłużony dla powiatu makowskiego”,
u) przekazywanie do Redakcji Dziennika Urzędowego Województwa Mazowieckiego porozumień i innych dokumentów podlegających publikacji,
2) w zakresie kadr, szkolenia i archiwum zakładowego:
a) prowadzenie akt osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu,
b) opracowywanie projektów gospodarki etatowej i funduszu wynagrodzeń,
c) prowadzenie i załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,
d) koordynowanie szkoleń, dokształcanie i doskonalenie zawodowe,
e) opracowywanie analiz i informacji o sytuacji kadrowej w Starostwie oraz sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości w tym zakresie,
f) zabezpieczanie przeszkolenia pracowników Starostwa w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
g) prowadzenie niezbędnej ewidencji związanej z rozliczaniem czasu pracy i dyscypliny pracy,
h) kontrola dyscypliny pracy w starostwie,
i) opracowywanie planów urlopów wypoczynkowych i informacji o ich realizacji,
j) opracowywanie projektów: Regulaminu pracy, Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze, Regulaminu określającego sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę, Regulaminu określającego sposób dokonywania okresowych ocen pracowników na stanowiskach urzędniczych, Regulaminu wynagradzania,
k) organizowanie prac związanych z przebiegiem procesu naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze oraz nabór kandydatów na wolne stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych powiatu,
l) organizowanie służby przygotowawczej dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym oraz egzaminu kończącego tę służbę,
m) organizowanie prac związanych z dokonywaniem ocen pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych powiatu podlegających ocenie,
n) prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem, karaniem i awansowaniem pracowników oraz przyznawaniem odznaczeń państwowych i wyróżnień
o) prowadzenie archiwum zakładowego oraz zasobów archiwalnych Starostwa,
p) sprawowanie nadzoru nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
q) archiwizacja akt spraw ostatecznie załatwionych.
r) prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych i informacji składanych Staroście
3) w zakresie spraw administracyjnych, bhp, ochrony p.poż., socjalnych, gospodarowania lokalami i ewidencji środków trwałych:
a) unowocześnianie techniki pracy biurowej,
b) gospodarowanie pomieszczeniami biurowymi starostwa,
c) gospodarowanie lokalem mieszkalnym stanowiącym mienie powiatu przy ul. Mickiewicza 30,
d) przygotowywanie umów najmu lokalu mieszkalnego i lokali biurowych oraz ich aktualizacja,
e) zabezpieczanie warunków pracy pracowników odpowiadającym przepisom bhp,
f) znakowanie sprzętu biurowego,
g) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia starostwa,
h) realizacja zadań z zakresu ochrony p. poż. i bhp,
i) prowadzenie spraw związanych z konserwacją i naprawą budynków starostwa oraz urządzeń energetycznych, c.o., wod. – kan., centrali telefonicznej, sprzętu poligraficznego, maszyn liczących i piszących oraz sprzętu ppoż.,
j) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej,
k) opracowywanie projektu regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
l) gospodarowanie odzieżą ochronną, roboczą i sprzętem ochrony osobistej,
m) prowadzenie dokumentacji paliwowo – transportowej,
n) rozliczanie eksploatacji pojazdów samochodowych,
o) prowadzenie spraw dotyczących remontów oraz konserwacji budynków Starostwa,
p) zapewnianie powielania materiałów dla radnych, członków zarządu i pracowników Starostwa,
q) zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów (tablice informacyjne ,tabliczki przy drzwiowe, identyfikatory, itp.),
r) załatwianie całokształtu spraw związanych z prenumeratą czasopism i zamawianiem publikacji,
s) przygotowywanie Sali konferencyjnej i jej wyposażenia zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem,
t) zamawianie tablic informacyjnych do budynków starostwa,
u) prowadzenie spraw w zakresie monitorowania budynków oraz zabezpieczenia mienia Starostwa,
v) zapewnienie ciągłości dostaw energii elektrycznej, gazu, wody i odbioru nieczystości,
w) zlecanie kontroli technicznych oraz okresowych przeglądów budynków i urządzeń stanowiących ich wyposażenie,
4) w zakresie obsługi sekretariatu, obsługi kancelaryjnej i elektronicznego obiegu dokumentów:
a) kierowanie obiegiem dokumentów i pism wpływających do Starostwa,
b) prowadzenie dziennika korespondencji,
c) przekazywanie korespondencji według właściwości i dekretacji,
d) przygotowywanie korespondencji do wysłania oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
e) obsługa sekretariatu Starosty i Wicestarosty w tym:
- prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem przez kierownictwo starostwa funkcji reprezentacyjnych,
- organizowanie przyjęć interesantów oraz osób zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków do Starosty, Wicestarosty i Sekretarza,
f) obsługa centrali telefonicznej i faxu,
g) prowadzenie spraw w zakresie zamawiania, świadczenia i kontroli realizacji usług pocztowych dla potrzeb starostwa.
h) prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników.
5) w zakresie obsługi rady, zarządu i komisji rady:
a) przyjmowanie i przekazywanie członkom zarządu materiałów będących przedmiotem posiedzeń zarządu,
b) zawiadamianie członków zarządu, przewodniczącego, wiceprzewodniczącego rady o terminach posiedzeń zarządu,
c) protokołowanie i prowadzenie zbioru protokołów i dokumentacji będącej przedmiotem obrad rady, posiedzeń komisji i zarządu,
d) opracowywanie projektu planu pracy zarządu oraz sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań wynikających z planu pracy,
e) prowadzenie rejestrów i zbiorów:
- uchwał rady i zarządu,
- interpelacji i wniosków radnych,
- wniosków komisji rady,
f) czuwanie nad zabezpieczeniem praw radnych:
- w sprawach wynikających z ochrony stosunku pracy,
- związanych z wypłatą diet (przekazywaniem materiałów niezbędnych do ich naliczenia i sporządzenia listy),
g) prowadzenie zbiorów przepisów prawa miejscowego i udostępnianie ich do publicznego wglądu,
h) przekazywanie uchwał do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,
i) udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego,
j) przekazywanie organom nadzoru uchwał rady powiatu,
k) prowadzenie spraw dotyczących oświadczeń majątkowych i informacji składanych Przewodniczącemu Rady Powiatu.
l) wykonywanie zadań z zakresu działalności lobbingowej, w tym:
- prowadzenie ewidencji wystąpień,
- prowadzenie dokumentacji z zakresu rozpatrywania wystąpień lobbingowych,
- opracowywanie rocznych informacji o działaniach podejmowanych wobec Starostwa przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową.
6) w zakresie zaopatrzenia i gospodarki materiałowej:
a) realizacja spraw związanych z zamawianiem pieczątek, pieczęci urzędowych i ich likwidacja,
b) zaopatrzenie w materiały biurowe oraz sprzęt biurowy,
c) dokonywanie zakupów (środki czystości, artykuły spożywcze, itp.) na potrzeby starostwa
7) w zakresie informatyzacji:
a) organizacja i koordynacja działań z zakresu zakupu oraz bieżącej eksploatacji sprzętu informatycznego,
b) współuczestniczenie w opracowywaniu koncepcji informatyzacji nowych dziedzin oraz wdrażanie nowych systemów i programów,
c) dokonywanie nowych zakupów sprzętu i oprogramowania na wniosek dyrektorów wydziałów, samodzielnych i wieloosobowych stanowisk pracy,
d) zarządzanie pracą istniejącej sieci komputerowej i jej rozbudowa oraz zapewnienie ciągłości pracy serwerów,
e) wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych z serwerów zainstalowanych w urzędzie,
f) prowadzenie, przydzielanie, odbieranie i analizowanie praw dostępu do zasobów informatycznych,
g) instalacja i konfiguracja stanowisk komputerowych, przydzielanie praw do korzystania z zasobów sieciowych,
h) administrowanie bezpieczeństwem informacji przetwarzanych w systemie informatycznym oraz systemem kontroli dostępu,
i) przygotowywanie i obsługa wyborów w systemie informatycznym,
j) prowadzenie i udostępnianie informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej Powiatu Makowskiego,
k) publikacja na stronie Biuletynu Informacji Publicznej wpływających petycji oraz zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim,
l) kontrola legalności i prowadzenie ewidencji programów informatycznych,
m) prowadzenie ewidencji mienia informatycznego i licencji Starostwa,
n) serwisowanie sprzętu komputerowego,
o) zapewnienie łączności telekomunikacyjnej,
p) prowadzenie szkoleń dla pracowników Starostwa z zakresu obsługi programów komputerowych oraz innych aplikacji biurowych.
q) administrowanie systemem elektronicznego obiegu dokumentów obowiązującym w Starostwie,
r) pomoc pracownikom we właściwej obsłudze systemu EZD.
8) w zakresie obsługi gospodarczej i transportowej:
a) utrzymywanie porządku i czystości posesji, pomieszczeń biurowych, sanitarnych i innych oraz mebli i urządzeń biurowych,
b) bieżące remonty, naprawa i konserwacja wyposażenia pomieszczeń biurowych i innych oraz instalacji,
c) flagowanie budynków administracyjnych Starostwa,
d) wykonywanie zadań przewozowych osób,
e) utrzymywanie właściwej estetyki i stanu technicznego samochodów służbowych,
f) prawidłowe i rzetelne rozliczanie kart drogowych,
g) utrzymywanie porządku i czystości w garażu,
h) rozwożenie materiałów urzędowych oraz dokonywanie rozplakatowań,
i) doręczanie korespondencji Starostwa do jednostek organizacyjnych powiatu i innych urzędów oraz osób fizycznych na terenie miasta Makowa Mazowieckiego.
Szczegółowa struktura Wydziału
a) Dyrektor,
b) Stanowisko pracy ds. organizacyjnych ,
c) Wieloosobowe stanowisko pracy ds. administracyjnych, bhp, ochrony p.poż., socjalnych, gospodarowania lokalami i ewidencji środków trwałych:
- stanowisko pracy ds. administracyjnych, bhp i ochrony p.poż.,
- stanowisko pracy ds. socjalnych, gospodarowania lokalami i ewidencji środków trwałych,
d) Wieloosobowe stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu, obsługi kancelaryjnej i elektronicznego obiegu dokumentów:
- stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu,
- stanowisko pracy ds. obsługi kancelaryjnej i elektronicznego obiegu dokumentów,
e) Wieloosobowe stanowisko pracy ds. kadr, szkolenia i archiwum zakładowego:
- stanowisko pracy ds. kadr i szkolenia,
- stanowisko pracy ds. kadr i archiwum zakładowego,
f) Stanowisko pracy ds. zaopatrzenia i gospodarki materiałowej,
g) Wieloosobowe stanowisko pracy ds. obsługi rady, komisji i zarządu Powiatu:
- stanowisko pracy ds. obsługi komisji i zarządu powiatu,
- stanowisko pracy ds. obsługi komisji i rady powiatu
h) Stanowisko pracy ds. informatyzacji,
i) Wieloosobowe stanowisko pracy ds. obsługi gospodarczej i transportowej:
- woźna,
- sprzątaczka,
- konserwator,
- kierowca.
